W publicznych placówkach oświatowych obowiązkowo tworzony jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS). Od stycznia 2021r. placówki zostają obowiązkowo objęte również Pracowniczymi Planami Kapitałowymi.
Niektóre błędy w ZFŚS będą mogły mieć wpływ na naliczanie wpłat na PPK, jeśli Zakład Ubezpieczeń Społecznych podczas kontroli uzna wypłatę z ZFŚS za dodatkowe wynagrodzenie pochodzące od pracodawcy i zażąda zapłaty składek do ZUS.
Co to jest ZFŚS?
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) jest funduszem celowym. Tworzony jest na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2020 r. poz. 1070). W publicznych placówkach oświatowych (np. w szkołach, przedszkolach) ZFŚS tworzony jest obowiązkowo, w związku z czym pracownicy, emeryci, renciści i ich rodziny co roku mają do dyspozycji środki ZFŚS, z których mogą skorzystać zgodnie z regulaminem obowiązującym w danej placówce.
ZFŚS musi być utworzony i działać zgodnie z przepisami prawa, ponieważ za brak wykonywania przepisów ustawy o ZFŚS lub podejmowanie działań niezgodnych z przepisami tej ustawy grożą kary finansowe dla pracodawcy lub osób odpowiedzialnych do działania w imieniu pracodawcy (art. 12a ustawy o ZFŚS).
Więcej informacji na temat ZFŚS można pozyskać podczas bezpłatnego webinarium z ZFŚS, na który zapisać można się tutaj: www.aserto.edu.pl/webinar-zfss
Co to jest PPK?
Pracownicze Plany Kapitałowe (dalej: PPK) są nowością w naszym kraju. Tworzone są na podstawie ustawy z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jednolity Dz. U. z 2020r. poz. 1342). Jednostki sektora finansów publicznych, w tym publiczne placówki oświatowe, dołączą do systemu od 1 stycznia 2021r. Jest to nowy system długoterminowego oszczędzania na rzecz pracownika. Wpłaty na konto PPK pracownika pochodzą od pracodawcy, pracownika oraz pod pewnymi warunkami z budżetu Państwa. Pieniądze wpłacane na konto PPK są własnością pracownika i może on z nich skorzystać na różne sposoby zgodnie z ustawą o PPK.
Wysokość wpłaty pracodawcy i pracownika obliczana jest procentowo od wynagrodzenia brutto pracownika. Przez wynagrodzenie do celów PPK rozumiemy wszystkie składniki wypłaty pracownika, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracownika (uczestnika PPK). Czyli wprost mówiąc, każdy składnik wypłaty pracownika, który podlega obowiązkowej składce do ZUS na ubezpieczenie emerytalne i rentowe jest podstawą obliczenia wpłaty do PPK.
Wypłaty z ZFŚS są wyłączone z podstawy obliczenia wpłaty na PPK, pod warunkiem, że są dokonywane zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS.
Więcej informacji na temat PPK można zdobyć podczas bezpłatnego webinarium, organizowanego raz w miesiącu, na które można się zapisać tutaj: www.aserto.edu.pl/webinar-ppk
Jeśli ZFŚS prowadzony jest nieprawidłowo?
Jeśli ZFŚS jest prowadzony prawidłowo, zgodnie z przepisami, wówczas nie ma on wpływu na PPK. Jednak gdy w ZFŚS występują nieprawidłowości w wypłacie świadczeń, które kontrola np. ZUS zakwalifikuje (przekwalifikuje) jako dodatkowe wynagrodzenie, to wtedy od takiej wypłaty naliczane są składki do ZUS (w tym składki emerytalne i rentowe), a co za tym idzie, wypłata taka jest automatycznie podstawą naliczenia wpłat na PPK. Dotyczy to osób, które są uczestnikami PPK – czyli mają swój rachunek PPK w instytucji finansowej.
Zajmuję się ZFŚS od ponad 20 lat i od tego czasu ciągle spotykam różnego rodzaju błędy w regulaminach ZFŚS, przede wszystkim w tych placówkach oświatowych, w których regulaminy są archaiczne, niedostosowane do obecnych przepisów prawa oraz do aktualnej sytuacji społecznej i gospodarczej.
Jakie błędy mogą spowodować, że ZUS uzna wypłatę z ZFŚS za dodatkowe wynagrodzenie od pracodawcy?
Pracodawcy popełniają różne błędy, które mogą spowodować, że ZUS zażąda zapłaty składek. Jednym z przykładów jest brak badania sytuacji socjalnej przed przyznaniem ulgowych usług lub świadczeń, lub rozdawanie świadczeń „po równo”.
Z kolei zbyt małe różnice w kwotach wypłaconych świadczeń, mogą zostać zakwalifikowane jako pozorne zróżnicowanie, co prowadzi do tego samego, czyli przyznawania świadczeń w takich samych kwotach.
Błędem jest też różnicowanie świadczeń, gdy różnice nie są związane z sytuacją socjalną osób uprawnionych, a zależą na przykład od wymiaru czasu pracy. Zbliża się okres świąteczny, więc dla przykładu przytoczę jeden z częstych błędów, tj. przyznawanie bonów w jednakowych kwotach.
Zgodnie z wyrokiem SN z 16 września 2009, (I UK 121/09), pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Jeżeli wszyscy pracownicy otrzymali bony towarowe o jednakowej wartości, to bony te trzeba ocenić jako świadczenie dodatkowe pracodawcy. Wypłata bonów towarowych niemająca charakteru socjalnego jest przychodem pracownika w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…), który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.(…)
Reasumując, wypłacone świadczenia finansowane w ramach ZFŚS, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, czyli potocznie mówiąc są zwolnione ze składek do ZUS, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ale jeśli pracodawca będzie rozdawał pieniądze z konta bankowego ZFŚS z pominięciem ustawy o ZFŚS, to wtedy ZUS może uznać te wypłaty za dodatkowe wynagrodzenie, (a nie świadczenia z ZFŚS) i zażądać zapłaty składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (i wszystkich należnych składek).
Wówczas również trzeba będzie odprowadzić od tej kwoty wpłaty na konto PPK tego pracownika, który jest uczestnikiem PPK, co powiększy koszty pracodawcy, a osobom zajmującym się płacami przysporzy dodatkowej pracy.
Joanna Krystyna Robak
Ekonomistka. Ekspertka z zakresu ZFŚS z ponad dwudziestoletnim doświadczeniem. Główna księgowa jednostek budżetowych. Menagerka i dyrektor nowosądeckiej filii ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwentka Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. Uznana i ceniona trenerka z zakresu ekonomii, prowadzenia firmy, kadr i płac, a w szczególności ZFŚS. Certyfikowana trenerka i egzaminatorka wg Standardów Jakości VCC z zakresu kadr i płac. Autorka wielu publikacji w zakresie ZFŚS, PPK oraz kadr i płac, jak również autorka książki „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych a komisja socjalna i związki zawodowe. Czy można utworzyć komisję socjalną? Rozwiązania praktyczne z omówieniem”.
Źródła:
- Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2020 r. poz. 1070).
- Ustawa z dnia 4 października 2018r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jednolity Dz. U. z 2020r. poz. 1342).
- Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jednolity Dz. U. z 2017r., poz. 1949).
- Wyrok SN z 16 września 2009, (I UK 121/09).
