JA, NAUCZYCIEL

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Na początku roku odpis dokonywany jest według planowanego zatrudnienia, a w końcu roku odpis koryguje się w oparciu o faktyczne zatrudnienie. 

Korekta dokonywana jest w terminie do 31 grudnia. To nie tylko obliczenia i korekta w księgach, ale często również ruch środków na rachunku bankowym ZFŚS.

Co to jest odpis i jak się go liczy?

W publicznych placówkach oświatowych, (jak np. szkoły i przedszkola), należy rozróżnić odpis na pracowników administracji i obsługi oraz na nauczycieli. Odpisy te dokonywane są na podstawie innych przepisów prawa oraz różnią się wysokością. 

Podstawa do naliczenia odpisu dla nauczycieli oraz wysokość odpisu

Podstawa naliczenia odpisu dla nauczycieli wynika z ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. – Karta Nauczyciela[4]. „Dla nauczycieli dokonuje się corocznie odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w wysokości ustalanej jako iloczyn planowanej, przeciętnej w danym roku kalendarzowym, liczby nauczycieli zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze zajęć (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych nauczycieli (po przeliczeniu na pełny wymiar zajęć) i 110% kwoty bazowej, o której mowa w art. 30 ust. 3, obowiązującej w dniu 1 stycznia danego roku.”

W 2020r. kwota bazowa jest „zamrożona” na poziomie kwoty obowiązującej w dniu 1 stycznia 2018r. i wynosi 2.752,92 zł. Stało się tak za sprawą ustawy z dnia 13 lutego 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2020 [5]. 

Odpis na ZFŚS dla nauczyciela zatrudnionego w pełnym wymiarze zajęć przez cały rok 2020 r. wynosi zatem 3.028,21 zł (110% kwoty bazowej).

Podstawa do naliczenia odpisu na pracowników administracji i obsługi

Podstawę naliczania odpisu na pracowników administracji i obsługi reguluje Rozporządzenie MPiPS w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS [3], zgodnie z którym podstawę naliczania odpisu, stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy).

Wysokość odpisu na pracowników administracji i obsługi

Odpis na pracowników administracji i obsługi dokonywany jest na podstawie art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych [1] (dalej: ustawa o ZFŚS). Wysokość odpisu podstawowego, wynosi na jednego zatrudnionego: 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Od 2012r. występuje „zamrożenie” kwoty odpisu i co roku dodawany jest do ustawy o ZFŚS nowy artykuł, który mówi co należy rozumieć w danym roku przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej. Na przykład w 2020 roku, za sprawą art. 5i ustawy o ZFŚS  przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej „należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2018 r. ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego”[1]. Kwota ta wynosi 4.134,02 zł [2]. 

Wysokość odpisu na jednego pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy, w pełnym wymiarze czasu pracy przez cały roku wynosi 1.550,26 zł na rok.

Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych, wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej, co w 2020r. daje kwotę 2.067,01 zł, jeśli pracownik był zatrudniony przez cały rok w pełnym wymiarze czasu pracy. 

Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej.

Powyższe kwoty odpisu nie oznaczają, że nauczyciel lub pracownik administracji czy obsługi musi otrzymać taką kwotę (odpisu) z ZFŚS. Może on otrzymać mniej, lub więcej niż stanowi wartość odpisu, albo też nie otrzymać nic. Wszystko zależy od jego sytuacji socjalnej i regulaminu ZFŚS.

UWAGA: Odpis na ZFŚS dokonywany jest ze środków pracodawcy, a nie ze środków pracownika. Zwracam na to uwagę, ponieważ niektórzy pracownicy myślą, że jest odwrotnie.

Jak obliczyć odpis?

Aby obliczyć odpis na pracowników, należy zacząć od ustalenia przeciętnego zatrudnienia. Na początku roku ustalamy odpis w oparciu o planowane przeciętne zatrudnienie. Rozporządzenie MPiPS w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS [3] wyjaśnia jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w obrębie roku, tj. wskazuje, że przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. 

Ten sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na ZFŚS na niepełny rok kalendarzowy.

Niestety ww. rozporządzenie nie ustala jak obliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w obrębie miesiąca. Z tego powodu posługujemy się metodami statystycznymi.  

W praktyce stosuje się trzy metody ustalania przeciętnego zatrudnienia (w obrębie miesiąca):

• uproszczona,
  (zsumowanie dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2), 
• średniej arytmetycznej ze stanów dziennych, (zsumowanie stanów zatrudnienia ze wszystkich dni miesiąca i podzielenia uzyskanej sumy przez liczbę tych dni), 
• średniej chronologicznej,
  (zsumowanie połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca
  i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca i podzieleniu otrzymanego wyniku przez 2). 

Pracodawca wybiera jedną z ww. metod i na jej podstawie oblicza odpis. Wybór metody obliczania ma wpływ na wysokość odpisu, więc warto zastanowić się nad wyborem konkretnej metody i dostosować ją do częstotliwości zmian zatrudnienia w danym zakładzie pracy. 

Kogo liczymy do przeciętnego zatrudnienia?

W przeciętnej liczbie zatrudnionych pracodawca uwzględnia w szczególności: 

• wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie Kodeksu Pracy i Karty Nauczyciela, nawet jeśli zatrudnieni są jedynie przez część roku – przeliczenia dokonywane są proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy, 
• pracowników przebywających na zwolnieniach lekarskich,
• pracowników przebywających na różnego rodzaju urlopach (w tym urlopie macierzyńskim, wychowawczym, rodzicielskim, ojcowskim, bezpłatnym). Można znaleźć rozbieżne informacje na temat pracowników na urlopach bezpłatnych, ale kwestia ta została rozstrzygnięta jednoznacznie w 2015r. Posiadam też interpretację PIP w tym zakresie. 

Kogo nie  wliczamy do przeciętnego zatrudnienia?

Do przeciętnego zatrudnienia nie liczymy m.in.: 

• osób, z którymi pracodawca zawarł umowy cywilnoprawne, jak np. umowa zlecenia lub umowa o dzieło, 
• pracowników młodocianych ze względu na odmienny sposób naliczania odpisu oraz 
• nauczycieli uzupełniających etaty w szkole, w której etat uzupełniają. Odpis dla nauczycieli uzupełniających etaty liczony jest w pełnym zakresie w tzw. szkole macierzystej, która zatrudnia nauczyciela.

Jak dokonać korekty odpisu?

Na początku roku pracodawca obliczył odpis wg planowanego zatrudnienia, a na końcu roku (do 31 grudnia) dokonuje korekty obliczonego odpisu wg faktycznego zatrudnienia. W praktyce oznacza ona powtórne ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku na podstawie faktycznie dokonanego zatrudnienia i porównanie stanu z wynikami ustalonymi na początku roku. Działania te mają na celu weryfikację, czy wysokość odpisu została ustalona prawidłowo.

Jakie kroki wykonać, aby skorygować odpis?

1. Dokonać powtórnego ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych na podstawie faktycznego zatrudnienia, stosując tą samą metodę statystyczną wybraną na początku roku.
2. Porównać ustalenia z wynikami z początku roku.
3. W przypadku niedoboru lub nadmiaru należy dokonać korekty odpisu, co wiąże się z zapisami w księgach oraz ruchem środków na rachunku bankowym. Jeśli na początku roku dokonano zbyt wysokiego odpisu, pracodawca na koniec roku wycofuje nadpłaconą kwotę. Natomiast, jeśli przekazano niewystarczającą ilość środków, wówczas pracodawca zobowiązany jest niezwłocznie uzupełnić braki poprzez przekazanie brakujących środków na wyodrębniony na rachunek bankowy ZFŚS.  

Pracodawca oprócz odpisu na pracowników dokonuje odpisu dla nauczycieli będących emerytami, rencistami lub nauczycielami pobierającymi nauczycielskie świadczenie kompensacyjne – w wysokości 5% pobieranych przez nich emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (art. 53 ust. 2 Karty Nauczyciela)[4]. Dodatkowo może dokonać między innymi zwiększeń odpisu na podstawie ustawy o ZFŚS [1] na emerytów i rencistów, którzy nie byli nauczycielami o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, (stanowiącego podstawę naliczenia odpisu na pracownika administracji lub obsługi).

Nie ma przepisów, które mówiłyby o korekcie odpisu na emerytów i rencistów. 

Więcej informacji o ZFŚS znajduje się na specjalnie do tego stworzonej stronie www.facebook.com/ZFSSedukacja.

Subskrybenci ww. strony mogą zadawać swoje pytania i otrzymują odpowiedzi w formie postów, podczas live lub bezpłatnych webinariów. Warto polubić tą stronę, aby być na bieżąco ze sprawami ZFŚS:

CZYTAJ WIĘCEJ

Autor: Joanna Krystyna Robak

Ekonomista. Ekspert z zakresu ZFŚS z ponad 20-letnim doświadczeniem. Od 1997r. do 2013r. pracownik urzędu gminy oraz główny księgowy jednostek budżetowych. W latach 2013 – 2015 pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w Wydziale Realizacji Dochodów. Równolegle z pracą w ww. jednostkach od 2010r. do 2017r. manager i dyrektor nowosądeckiej filii znanej ogólnopolskiej sieci szkół. Absolwent Akademii Ekonomicznej w Krakowie, Uniwersytetu Rzeszowskiego, Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie oraz Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie. Od 2009r. uznany i ceniony przez uczestników szkoleń trener z zakresu ekonomii, prowadzenia firmy, kadr i płac, a w szczególności ZFŚS. Certyfikowany trener i egzaminator wg Standardów Jakości VCC z zakresu kadr i płac. Autor wielu publikacji w zakresie ZFŚS, PPK oraz kadr i płac, jak również autor książki „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych a komisja socjalna i związki zawodowe. Czy można utworzyć komisję socjalną? Rozwiązania praktyczne z omówieniem” oraz książki „ZFŚS zasady przyznawania wybranych świadczeń i opodatkowanie”. Praktyk.

Źródła: 

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 2020r. poz. 1070)
2. Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 lutego 2019r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2018r. i w drugim półroczu 2018r. (M.P. z 2019r., poz. 201). 
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009r. nr 43, poz. 349).
4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982r. Karta Nauczyciela, (tekst jednolity Dz. U. z 2019r. poz. 2215)
5. Ustawa z dnia 13 lutego 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 278).